Een collega opent zijn Android-tablet tussen twee lessen door om een bericht van het rectorat te controleren en stuit op een synchronisatiefout. Het probleem komt niet van het netwerk: de instellingen van de inkomende server zijn verkeerd ingevuld. Op mobiel werkt de academische mail Convergence van Montpellier heel goed, mits de juiste instellingen vanaf het begin worden ingevoerd.
Webmail Convergence op educatieve Chromebook: het geval ChromeOS
De configuratietutorials voor de academische webmail richten zich bijna altijd op Android of iOS. De Chromebook, die steeds vaker aanwezig zijn in de flexibele klassen van de academie van Montpellier, draaien op ChromeOS, een systeem dat IMAP-accounts niet standaard beheert zoals een klassieke mailclient dat zou doen.
Lees ook : De recente evolutie van Adivak: welke veranderingen en gevolgen voor de gebruikers?
Op ChromeOS zijn er twee opties. De eerste: via de Chrome-browser gaan en direct toegang krijgen tot de webmail Convergence via de gebruikelijke URL. Deze oplossing werkt zonder configuratie, maar biedt geen real-time meldingen.
De tweede, betrouwbaarder voor dagelijks gebruik: installeer een Android-mailapplicatie vanuit de Google Play Store. Recente Chromebooks ondersteunen Android-applicaties. Je kunt dus Gmail, K9 Mail of FairEmail installeren en vervolgens het account configureren met de IMAP- en SMTP-instellingen van de academie. De ervaringen hierover variëren: sommige oudere Chromebooks hebben geen toegang tot de Play Store, en dan moet je terugvallen op de webmail in de browser.
Lees ook : Begrijp het fenomeen leak miel abt: oorsprongen, analyses en afgeleiden op de netwerken
Om de webmail van Montpellier Académie te configureren op een Chromebook, gebruik je precies dezelfde serverinstellingen als op een standaard Android-tablet.
IMAP- en SMTP-instellingen: ontvangende server en verzendende server
De configuratie is gebaseerd op twee afzonderlijke instellingenblokken. Deze door elkaar halen of er een vergeten, leidt tot hetzij het onvermogen om te ontvangen, hetzij het onvermogen om te verzenden.
Ontvangende server (inkomende post)
- Protocol: IMAP (maakt synchronisatie van mappen tussen het apparaat en de server mogelijk, in tegenstelling tot POP dat downloadt en verwijdert)
- Serveradres: courrier.ac-montpellier.fr
- Beveiliging: SSL/TLS
- Poort: 993
- Gebruikersnaam: je webmail-id (niet het volledige e-mailadres, maar de korte id zoals voornaam.achternaam)
Verzendende server (uitgaande post)
- Serveradres: smtp.ac-montpellier.fr
- Beveiliging: STARTTLS (geen SSL/TLS, dat is een veelvoorkomende fout)
- Poort: 587 (en niet 465, dat is voor klassieke SSL)
- Authenticatie: normaal wachtwoord, met dezelfde id als voor ontvangst
De meest voorkomende fout op mobiel is het laten staan van poort 465 met STARTTLS, of omgekeerd poort 587 met SSL. De juiste combinatie voor verzending is STARTTLS op poort 587. Als de applicatie “verbinding geweigerd door de server” weergeeft, is het bijna altijd een discrepantie tussen het type beveiliging en het poortnummer.
Configuratie op Android en iOS: concrete verschillen
Op Android accepteert de ingebouwde Gmail-app externe IMAP-accounts. In de accountinstellingen kies je “Anders” en voer je handmatig de hierboven vermelde instellingen in. De K9 Mail-app, gratis en open source, biedt meer controle over de gesynchroniseerde mappen en de controlefrequentie.
Op iOS (iPhone en iPad) ga je naar Instellingen, dan Mail, dan Accounts, en dan “Anders”. Het formulier vraagt afzonderlijk om de informatie van de inkomende en uitgaande server. Op iOS moet je de korte id invullen in het veld “Gebruikersnaam”, niet het volledige adres met @ac-montpellier.fr. Deze subtiliteit blokkeert regelmatig de verbinding.
Een vaak verwaarloosd punt: na het bevestigen van de configuratie probeert iOS onmiddellijk te verifiëren. Als het netwerk traag is, kan het apparaat “Kan account niet verifiëren” weergeven. Gewoonlijk is het voldoende om te wachten of opnieuw te proberen op een stabiel netwerk.
Identificatie en wachtwoord: toegang tot je academische webmail herstellen
De identificatie voor de academische mail is niet altijd gemakkelijk te vinden. Het komt in principe overeen met het formaat voornaam.achternaam, maar in geval van duplicaten (naamgenoten) kan er een cijfer worden toegevoegd. Dit is niet het NUMEN, dat voor andere diensten wordt gebruikt.
Het initiële wachtwoord is vaak datgene dat bij de eerste aanstelling is verstrekt. Als je het sindsdien hebt gewijzigd via de online webmail Convergence, is het het nieuwe wachtwoord dat op mobiel van toepassing is. In geval van vergeten, gaat de reset via het arena-portaal van de academie van Montpellier, toegankelijk via een browser.
Let op: het wijzigen van het wachtwoord op de webmail werkt niet automatisch de al geconfigureerde mobiele applicaties bij. Na een wijziging moet je de accountinstellingen op elk apparaat opnieuw openen en het nieuwe wachtwoord invoeren, anders stopt de synchronisatie zonder duidelijke foutmelding.
Beveiliging en synchronisatie in het dagelijks leven
De academische mail verloopt via beveiligde servers. De encryptie SSL/TLS bij ontvangst en STARTTLS bij verzending beschermt de inhoud van de berichten tijdens het transport. Op een gedeeld apparaat (bijvoorbeeld een klaslokaal tablet) is het beter om het wachtwoord niet op te slaan en via de webmail in de browser in de incognitomodus te gaan.
Voor de synchronisatie behoudt het IMAP-protocol de berichten op de server. Een mail verwijderen op de tablet verwijdert deze ook op de webmail Convergence, en vice versa. Elke wijziging op een apparaat heeft invloed op de andere. Als je de webmail online gebruikt en een mobiele applicatie parallel, blijven de mappen consistent, mits de IMAP-verbinding correct is ingesteld.
Een laatste praktisch punt: op tablets met weinig opslagruimte is het beter om de synchronisatie te beperken tot de berichten van de afgelopen twee of drie weken om te voorkomen dat het geheugen vol raakt. Deze instelling vind je in de geavanceerde instellingen van het mailaccount, zowel op Android als op iOS.